Polityka prywatności
Rekrutnia to system rekrutacyjny, z którego korzystają pracodawcy i agencje zatrudnienia. Wobec danych osobowych występujemy w dwóch rolach, dlatego ta polityka ma trzy części.
| Kim jesteś | Kto decyduje o Twoich danych | Przeczytaj |
|---|---|---|
| klient lub osoba kontaktowa firmy, użytkownik panelu (w zakresie konta), osoba odwiedzająca rekrutnia.pl, osoba pisząca do nas | my — jako administrator | Część I |
| kandydat, który aplikuje przez stronę kariery firmy albo którego dane firma wprowadziła do systemu | pracodawca lub agencja prowadząca rekrutację; my przetwarzamy dane w jej imieniu | Część II |
| każdy, kto korzysta ze strony, panelu lub strony kariery | — | Część III: ciasteczka |
Część I. Gdy jesteśmy administratorem
1. Administrator i kontakt
Administratorem jest Mirosław Kapinos, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Agileo.pl Mirosław Kapinos, NIP 8171833685. W sprawach danych osobowych pisz na mk@agileo.pl albo na adres pocztowy. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych.
2. Cele, podstawy i okresy przechowywania
| Czyje dane i jakie | Cel | Podstawa prawna | Jak długo |
|---|---|---|---|
| Osoby kontaktujące się w sprawie usługi (zapytania, demo): imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, firma, stanowisko, treść wiadomości | odpowiedź, przedstawienie oferty, przygotowanie umowy | prawnie uzasadniony interes — komunikacja z obecnymi i przyszłymi klientami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) | do zakończenia rozmów, nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że zawrzemy umowę |
| Klienci i ich osoby kontaktowe: dane z zamówienia, dane osoby kontaktowej, korespondencja | zawarcie i wykonanie umowy, wsparcie, reklamacje | umowa — gdy klientem jest osoba fizyczna prowadząca działalność (art. 6 ust. 1 lit. b); prawnie uzasadniony interes — wobec osób kontaktowych firm (lit. f) | przez czas umowy, a potem do upływu terminu przedawnienia roszczeń z umowy |
| Dane rozliczeniowe: dane na fakturach i o płatnościach | wystawianie faktur, księgowość, obowiązki podatkowe | obowiązek prawny — przepisy podatkowe i o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c) | 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Użytkownicy panelu — konto: imię i nazwisko, adres e-mail, rola, skrót hasła, tokeny sesji, dane logowania (data, adres IP, przeglądarka), ustawienia powiadomień i subskrypcje powiadomień push | zapewnienie dostępu do panelu, uwierzytelnianie, bezpieczeństwo, wsparcie | prawnie uzasadniony interes — wykonanie umowy z firmą, która nadała dostęp, i ochrona systemu (lit. f) | przez czas istnienia konta; po zakończeniu umowy z firmą — do usunięcia danych firmy (30 dni), a w kopiach zapasowych — nie dłużej niż kolejne 30 dni |
| Odwiedzający rekrutnia.pl: adres IP, data i godzina, adres strony, dane przeglądarki zapisywane w dziennikach serwera | działanie strony, bezpieczeństwo, diagnostyka błędów | prawnie uzasadniony interes (lit. f) | zgodnie z okresem przechowywania dzienników przez dostawcę hostingu (LH.pl) |
| Zgłaszający treści nielegalne i składający reklamacje: dane z zgłoszenia i korespondencji | rozpatrzenie zgłoszenia lub reklamacji, odpowiedź | obowiązek prawny — akt o usługach cyfrowych (lit. c); prawnie uzasadniony interes (lit. f) | do upływu terminu przedawnienia roszczeń związanych ze sprawą |
| Odwiedzający landing po zgodzie na Analytics: odsłony, interakcje, dane urządzenia i przeglądarki oraz identyfikatory cookies | statystyki odwiedzin i ulepszanie strony | zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) | cookies i zapis wyboru do 180 dni; retencja danych po stronie Google Analytics zależy od konfiguracji konta GA4 i jest odrębna od ważności cookies |
| dane z wszystkich powyższych kategorii, w potrzebnym zakresie | ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | prawnie uzasadniony interes (lit. f) | do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
Działania użytkowników w danych rekrutacyjnych firmy (np. autorstwo notatek, wpisy w dzienniku zdarzeń) przetwarzamy w imieniu tej firmy, na zasadach Umowy powierzenia.
3. Odbiorcy danych
Dane mogą otrzymać:
- LH.pl — hosting serwerów i poczty w Polsce;
- Google Ireland Limited — dostawca Google Analytics, wyłącznie po Twojej zgodzie na analitykę landingu rekrutnia.pl;
- dostawcy usług księgowych i programu do faktur;
- bank prowadzący rachunek Usługodawcy — w zakresie płatności;
- dostawca usługi push przeglądarki użytkownika — tylko gdy użytkownik włączy powiadomienia push; treść powiadomień jest zaszyfrowana;
- organy publiczne — gdy wynika to z przepisów prawa.
4. Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy
Dostawca usługi push przeglądarki może działać poza EOG, gdy użytkownik włączy powiadomienia — otrzymuje jedynie adres subskrypcji i zaszyfrowaną treść. Ponadto korzystanie z Google Analytics po zgodzie na analitykę landingu może wiązać się z przetwarzaniem danych poza EOG, w tym w USA. Google opisuje stosowane mechanizmy transferu, w tym decyzje o odpowiednim stopniu ochrony i standardowe klauzule umowne, w informacjach o przekazywaniu danych. Analytics nie jest dodany do panelu ani stron kandydatów.
5. Twoje prawa
Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia (gdy przetwarzamy je na podstawie umowy lub zgody), a także prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl). Zgodę na analitykę możesz wycofać w dowolnym momencie w ustawieniach cookies landingu. Odpowiadamy w ciągu miesiąca.
6. Czy musisz podać dane
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie odpowiemy na wiadomość, nie zawrzemy umowy ani nie założymy konta w panelu. Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany i nie profilujemy.
Część II. Informacje dla kandydatów
W skrócie: Twoimi danymi zarządza firma, do której aplikujesz. Rekrutnia to narzędzie, z którego ta firma korzysta. Pełną klauzulę informacyjną firmy znajdziesz w formularzu aplikacyjnym, na stronie „Klauzula informacyjna” w stopce jej strony kariery i w mailu potwierdzającym aplikację.
1. Kto jest administratorem Twoich danych
Administratorem jest pracodawca lub agencja zatrudnienia, która prowadzi rekrutację — firma wskazana w ogłoszeniu i na stronie kariery (np. firma.rekrutnia.pl). To ona decyduje, po co i jak długo przetwarza Twoje dane, i to ona odpowiada na Twoje żądania. My jesteśmy podmiotem przetwarzającym: przechowujemy dane i udostępniamy system wyłącznie na polecenie tej firmy, na podstawie umowy powierzenia, i nie wykorzystujemy ich do własnych celów.
2. Do kogo się zwracać
- w sprawie rekrutacji i swoich danych — do firmy, na adres podany w jej klauzuli informacyjnej;
- wiele spraw załatwisz sam przez osobisty link z maila (punkt 4);
- jeżeli napiszesz do nas na mk@agileo.pl, bez zbędnej zwłoki przekażemy Twoje żądanie firmie i powiemy Ci, jak się z nią skontaktować.
3. Jakie dane są w systemie
- dane z formularza: imię, nazwisko, adres e-mail, telefon, miejscowość, profil LinkedIn, CV i załączniki, odpowiedzi na pytania z ogłoszenia;
- informacje dodane przez zespół rekrutacyjny: etap rekrutacji, oceny, notatki, wiadomości, terminy rozmów;
- zgody — z dokładną treścią, którą widziałeś, datą, adresem IP i danymi przeglądarki;
- Twoje żądania dotyczące danych (np. eksport, usunięcie) i termin przechowywania danych.
Formularz nie pyta o zdrowie, niepełnosprawność, wyznanie, karalność ani obecne zarobki — system nie pozwala firmom dodawać takich pytań. Nie umieszczaj takich informacji w CV, jeśli nie są wymagane przepisami.
4. Twój osobisty link
Każdy mail z systemu zawiera osobisty link do Twoich danych (adres z końcówką
/k/… na stronie kariery firmy). Link jest ważny 90 dni. Po kliknięciu
otwiera się sesja na 30 minut, a link znika z paska adresu. Przez link możesz:
- zobaczyć swoje dane, zgody, status aplikacji i do kiedy dane będą przechowywane;
- pobrać kopię swoich danych — archiwum ZIP z plikami; link do pobrania przychodzi mailem, jest jednorazowy i ważny 24 godziny (najwyżej 3 eksporty na dobę);
- wycofać zgody;
- usunąć swoje dane — po potwierdzeniu linkiem z maila (ważnym 24 godziny); tej operacji nie da się cofnąć;
- potwierdzić termin rozmowy.
Nie przekazuj linku innym osobom. Jeżeli wygasł, na stronie linku poprosisz o nowy — przyjdzie na adres e-mail zapisany w systemie.
5. Zgody
- Bieżąca rekrutacja nie wymaga Twojej zgody — firma przetwarza dane na podstawie przepisów prawa pracy albo dlatego, że chcesz zawrzeć z nią umowę. Formularz pokazuje tylko informację.
- Przyszłe rekrutacje — osobna, dobrowolna zgoda, domyślnie niezaznaczona. Jej treść podaje, jak długo firma przechowa dane.
- Przekazanie danych klientowi agencji — w rekrutacjach prowadzonych przez agencję zatrudnienia dla jej klienta (pracodawcy użytkownika).
- firma może dodać własne zgody — każda ma osobne pole i własną treść.
Zgodę możesz wycofać w każdej chwili przez osobisty link albo kontaktując się z firmą. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania.
6. Jak długo dane są przechowywane
Okresy ustala firma w granicach od 1 do 36 miesięcy. Jeżeli ich nie zmieni, system stosuje:
- 3 miesiące od zakończenia Twojego udziału w rekrutacji;
- 12 miesięcy od Twojej ostatniej aktywności, jeżeli wyraziłeś zgodę na przyszłe rekrutacje;
- najwyżej 12 miesięcy od złożenia aplikacji, jeżeli rekrutacja wciąż trwa.
Firma może przedłużyć ten termin tylko z podaniem powodu (np. toczące się postępowanie); przedłużenie jest zapisywane. Termin dla Twoich danych widzisz pod osobistym linkiem.
7. Automatyczne usuwanie
Codziennie w nocy system anonimizuje dane osób, którym minął termin przechowywania: usuwa imię i nazwisko, dane kontaktowe, CV i inne pliki, treść wiadomości i notatek oraz Twoje dane z dzienników. Zostają wyłącznie anonimowe informacje statystyczne (np. etap, data, źródło zgłoszenia), których nie da się z Tobą powiązać. Jeżeli później zaaplikujesz ponownie, powstanie nowy profil. Kopie zapasowe mogą zawierać Twoje dane jeszcze przez najwyżej 30 dni; po odtworzeniu kopii system ponawia anonimizację.
8. Bez automatycznych decyzji
System nie ocenia Cię automatycznie, nie tworzy rankingów kandydatów ani nie wylicza dopasowania do oferty. O wyniku rekrutacji decydują ludzie. Automatycznie działają tylko: rozpoznanie, że ta sama osoba (ten sam adres e-mail lub telefon) aplikuje ponownie — wtedy aplikacje trafiają do jednego profilu — oraz ochrona formularza przed spamem, która nigdy nie odrzuca zgłoszenia.
9. Kto jeszcze ma dostęp i gdzie są dane
Dane są przechowywane w Polsce. Po naszej stronie korzystamy z podmiotów wymienionych na stronie Podprocesorzy. Przy wysyłaniu formularza aplikacyjnego Twój adres IP i dane przeglądarki trafiają do Cloudflare (USA) w celu ochrony przed spamem, na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU-US Data Privacy Framework). Firma może przekazać Twoje dane innym odbiorcom, np. klientowi agencji — informuje o tym w swojej klauzuli.
10. Twoje prawa
Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, prawo sprzeciwu i prawo wycofania zgody. Realizuje je firma — możesz też skorzystać z osobistego linku. Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się sposób przetwarzania danych lub przepisy. Nowa wersja ma nowy numer i datę; o istotnych zmianach informujemy klientów e-mailem.